Comment conclure votre mission ?

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Consulting Kit

Briefing

Experience : 💪💪

Difficulté : 🌶🌶

Temps : ⏳⏳

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Finalité  :

Votre projet touche à sa fin et il va désormais falloir organiser votre sortie dans les règles de l’art. Que le projet soit finalisé ou non, la fin d’une mission est toujours délicate à organiser car les sujets à traiter sont nombreux. L’objectif ici est de laisser une dernière bonne impression à votre client. C’est celle-ci qui vous aidera à gagner de nouveaux projets.

Les actions à mettre en place : 

process

Avant de démarrer

Pourquoi bien clôturer votre projet ?

La conclusion projet est une étape importante car elle permet de dresser le bilan d’une activité pour laquelle des moyens humains, financiers et/ou technologiques ont été mis en place. Le point de fin de projet souligne la réussite ou l’échec du projet. Il permet d’identifier si les objectifs ont été atteints, la bonne utilisation des ressources. Il permet également de mesurer la performance individuelle de chacun.

Le moment de faire une dernière bonne impression !

Vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une dernière bonne impression. Les points de fin de projet permettent  le partage et le transfert de connaissance pour capitaliser sur chaque enseignement tiré des missions réalisées. Ils évitent de commettre les mêmes erreurs en identifiant les dysfonctionnements et autres difficultés rencontrées. Bien utilisés, les équipes clients, mais également vous-même,  en ressortent renforcés. Si bien réalisée, cette étape est en général très appréciée côté client.

Plan d'action

Étape 1


Mesurez les KPI liés au projet


▪️Objectifs

 

Décliner de manière concise les différents KPI que vous avez utilisés pour suivre l’avancement de votre projet et justifier de la valeur créée pour votre client. 

▪️ Plan d'action

 

☐Ouvrir et copier la synthèse de clôture de mission.

☐ Identifier la liste des principaux indicateurs associés à la création de valeur.

☐ Identifier la liste des principaux indicateurs associés à la gestion de projet.

☐ Prioriser les indicateurs selon les enjeux projet.

☐ Pour les indicateurs retenus, compléter la table de synthèse (objectifs et fréquences).

☐ Concevoir les tableaux de bord qui synthétise l’ensemble de vos KPI (que vous allez présenter à vos clients).

▪️Conseils

 

Même si vous avez de nombreuses idées d’indicateurs de suivi, nous vous conseillons de n’en retenir qu’un maximum de 5 pour la création de valeur et 5 pour la gestion de projet. En effet, au-delà, les mécanismes d’alimentation et de restitution pourront s’avérer chronophages et vous risquez de noyer votre client dans l’information.


Étape 2


Réalisez un bilan du projet


▪️Objectifs

 

Faire un bilan pour évaluer si les objectifs ont été atteints et recueillir les enseignements à tirer pour s'améliorer les fois prochaines.

▪️Plan d'action

 

☐ Rassembler des éléments de réflexion pertinents pour préparer la réunion de fin de projet.

☐Animer une réunion de fin de projet pour structurer les débats. Inspirez-vous du plan de réunion de fin projet présent dans notre synthèse.

☐ Réaliser le compte-rendu de réunion de fin de projet pour formaliser les analyses coproduites.

▪️Conseils

 

Le bilan projet est une réunion collaborative avant tout. Il convient de mettre en avant les efforts collectifs effectués ainsi que les victoires. Jouez également le jeu de la transparence sur vos demies victoires et proposez des actions correctrices. 


Étape 3


Identifiez les prochaines étapes


▪️Objectifs

 

Transférer les ressources nécessaires au client et identifier les prochaines actions que vous pourriez mettre en place.

▪️Plan d'action

 

☐ Transférer les ressources nécessaires au client pour clôturer le projet.

☐ Lister les prochaines étapes possibles.

☐ Identifier les prochaines actions que vous pourriez mettre en place.

☐ Relancer votre client au besoin.

▪️Conseils

 

Vous avez désormais tout à gagner à tenter d'identifier des opportunités parallèles ou complémentaires sur lesquelles vous pourrez travailler à court, moyen ou long terme sans impacter votre capacité à créer de la valeur sur le projet initial. 


Retours d'expériences

Comment gérer au mieux ma réunion de fin de projet ?

Votre réunion de fin de projet devra être planifiée dès que vous aurez de la visibilité sur les dates de finalisation de votre mission. Le formalisme associé à cette réunion dépendra de votre client et de la taille du projet. Nous vous conseillons de vous adapter aux pratiques internes et à votre feeling. En règle générale, la réunion intègre les membres principaux de l’équipe projet, mais peut s’étendre à un périmètre plus large en cas de besoin. Vous pourrez organiser soit un point formel, soit une sortie dans un cadre plus convivial ou festif... 

 

Lors de la présentation du bilan, soyez factuel et tentez d’impliquer au maximum vos parties prenantes pour mettre en avant l’effort collectif. Célébrez vos réussites et tirez les leçons de vos échecs. En cas de coup dur, n’hésitez pas à proposer à votre client de passer un peu de temps non facturé sur la résolution de sujets “critiques”..

Comment identifier vos prochaines opportunités ?

Vous ne serez pas en mesure d'identifier de nouvelles opportunités si vous ne posez pas de question. Restez curieux, intéressez-vous à l'actualité de votre client et entrez dans une logique collaborative, constructive, basée sur la confiance. Soyez curieux mais ne soyez pas intrusifs. Votre client vous fournira les informations pour lesquelles il pensera que vous pourrez avoir un impact significatif. C’est en devenant confident de vos clients que vous serez dans les meilleures conditions pour identifier vos prochaines opportunités.

Auteur : l'équipe KLEVR

Déclaration d'intérêts : 

L'auteur de ce texte est propriétaire

du site www.go-klevr.fr

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